كيفية عمل وصف وظيفي + نموذج وصف وظيفي فارغ

القسم

نموذج وصف وظيفي جاهز باللغة العربية و الانجليزية و بمختلف الصيغ WORD و PDF و XLS


نموذج,وصف,وظيفي,جاهز


يساعد نموذج الوصف الوظيفي على توضيح أدوار ومسؤوليات الموظف داخل الشركة. مع وجود توقعات محددة بخصوص جذب المتقدمين المؤهلين للوظيفة.

قد يؤدي الوصف الوظيفي المكتوب بشكل سيء إلى الارتباك أو التفسير غير الدقيق لما تنطوي عليه وظيفة معينة، مما قد يؤدي إلى استياء الموظف وسوء الأداء وزيادة معدل الدوران. على النقيض من ذلك، يمكن أن يساعد الوصف الوظيفي الفعال في تقليل معدل دوران الموظفين، وفي النهاية توفير نشاط تجاري و إداري في الوقت و المال. كما يعتبر نموذج الوصف الوظيفي بمثابة مرجع أو دليل لحل النزاعات المتعلقة بالوظيفة.

ستجد أدناه  نموذج وصف وظيفي فارغ  إضافة إلى مجموعة من النماذج لدعم التوظيف وإدارة الموارد البشرية. جميع القوالب مجانية للتنزيل ، ويمكنك اختيار نموذج وصف وظيفي فارغ بعدة تنسيقات PDF أو Microsoft Word ، أو قالب نموذج وصف وظيفي لـ Excel.

أولا - مفهوم توصيف و تحليل الوظائف

يقصد بتحليل الوظيفة Job Analysis تحديد واجبات و مسؤوليات الوظيفة. و يتضمن هذا التحليل تحديد و وصف ماذا يحدث في الوظيفة، أي تحديد المهام و المعارف و المهارات اللازمة لتأدية الواجبات و المسؤوليات. أما توصيف الوظيفة أو الوصف الوظيفي فهو عبارة عن كشف أو قائمة مكتوبة تتضمن ماذا يفعل شاغل الوظيفة و كيف تؤدى، و لماذا تؤدى، و الشروط اللازم توافرها في شاغل الوظيفة مثل المؤهل العلمي و التدريب و الخبرة و المهارات و غيرها.

و على هذا الأساس فإن: تحليل الوظائف = وصف الوظائف + مواصفات شاغلي الوظائف

ثانيا - استخدامات الوصف الوظيفي

عندما تقوم إدارة الموارد البشرية في المنظمة بعمل توصيف دقيق للوظائف على أساس علمي سليم فإنه يمكنها أن تستخدم نموذج وصف وظيفي في خدمة أغراض عديدة نعرضها في مايلي:
  1. تخطيط الموارد البشرية: يعتبر تحليل و توصيف الوظائف هو المرجع الأساسي لعملية تخطيط الموارد البشرية في المنظمة لأنه عن طريق هذا الوصف الوظيفي يتم تحديد المهام و الأعمال و الشروط الواجب توافرها في شاغل الوظيفة. و إذا كانت عملية تخطيط الموارد البشرية (القوى العاملة) تحتوي على شقين أساسين هما الشق الكمي أي عدد الأفراد المطلوبين لشغل الوظائف الشاغرة في المنظمة، و الشق الكيفي أي نوعية و مواصفات الأفراد الذين يجب أن يشغلوا الوظائف، فإن كشوف توصيف الوظائف هي مصدر هذه البيانات و المعلومات.
  2. الاختيار و التعيين: تساعد كشوف و قوائم الوصف الوظيفي في إختيار أصلح المتقدمين لشغل الوظائف الشاغرة في المنظمة و هم الذين تتوفر فيهم الشروط الخاصة بكل و ظيفة و المؤهل المطلوب توفره في شاغل هذه الوظيفة. فوفقا لبيانات كشوف و توصيف الوظائف يتم تحديد شروط الاختيار و إعداد و تجهيز إختبارات التوظيف و إجراء المقابلات الشخصية مع المتقدمين للوظائف المختلفة و بالتالي إتخاذ الخطوات اللازمة لتعيين كل فرد في الوظيفة التي تتناسب مع مؤهلاته و خبراته و مهارته.
  3. التدريب: من المشكلات الكبيرة التي تعوق فعالية برامج التدريب و التنمية الادارية مشكلة البدء في هذه البرامج دون تحديد واضح للاحتياجات التدريبية. و مما يضفي مزيدا من الأهمية على نموذج الوصف الوظيفي و بطاقات الوصف الوظيفي هو ان هده البطاقات و الكشوف تعتبر مصدرا أساسيا لتحديد الاحتياجات التدريبية نظرا لأنها تحتوي على بيانات و معلومات عن طبيعة الأعمال و مستويات الأداء المتوقعة عن شاغلي الوظائف الشاغرة في الشركة.
  4. الأجور و المكافات: من المبادئ الأساسية في التنظيم الإداري مبدأ المساواة بين العاملين داخل التنظيم، و من جوانب المساواة تلك المتعلقة بالأجور و المكافات، حيث يجب أن يحصل العامل على أجر عادل يتوافق مع ما يقوم به من أعمال. فالعامل يجب أن يحصل على الأجر العادل الذي يتناسب مع أعباء العمل الذي يؤديه و يجب أن يحصل على أجر يتساوى مع أجر زميله الذي يؤدي نفس العمل. و حتى تتحقق العدالة في الأجور لابد من وجود أساس و مصدر موضوعي يعتمد عليه في تحديد الأجور العادلة و هذا ما توفره بطاقات تحليل و توصيف الوظائف. فبطاقات الوصف الوظيفي تحتوي على بيانات و ملعومات تساهم في التقييم السليم للوظائف و من ثم عدالة الأجور.
  5. الترقية: يقصد بالترقية أن يشغل الموظف (العامل) و ظيفة أعلى من الوظيفة التي يشغلها في الوقت الحالي و تكون هذه الوظيفة الجديدة ذات أعباء و مسؤوليات جديدة. و يشترط في من يكون مرشحا للترقية أن تتوفر فيه شروط و مهارات شغل الوظيفة الجديدة. و يساهم تحليل و بطاقة الوصف الوظيفي في توفير البيانات و المعلومات عن الواجبات و المسؤوليات التي تحدد سلم الترقي الذي يسلكه الموظف خلال حياته الوظيفية.
  6. تقييم الوظائف: يوضح نموذج وصف وظيفي كافة البيانات و المعلومات التي تساعد في عملية تقييم الوظائف و تحديد الأهمية النسبية لكل و ظيفة من هذه الوظائف. و تفيد عملية تقييم الوظائف في تحديد الأجور العادلة التي يجب أن يحصل عليها العاملون في المنظمة.
  7. تقييم الأداء: إن قياس أداء العاملين بطريقة موضوعية، بعيدا عن التحيز و العلاقات الشخصية، يعتمد على وجود معايير موضوعية يمكن إستخدامها كأساس للقياس و المقارنة عندما يحين وقت التقييم الدوري لأداء العاملين في المنطمة. و تساهم كشوف تحليل و توصيف الوظائف في توفير البيانات و المعلومات عن الوظيفة من حيث الواجبات و المسؤوليات التي تساعد في وضع معدلات أداء معيارية يمكن إستخدامها في تقييم أداء العاملين (أي مقارنة الأداء الفعلي للعامل بمعايير الأداء النمطية).
  8. تعديل و تغيير الهيكل التنظيمي: تساعد كشوف تحليل و توصيف الوظائف في التعرف على ما قد يستجد من أنشطة داخل كل وظيفة و ما قد يترتب على ذلك من إعادة النظر في الهيكل التنظيمي و تعديله بما يتفق مع ما هو مستجد من أنشطة أو وظائف داخل التنظيم.

ثالثا - خطوات كيفية عمل وصف وظيفي

إن إعداد بطاقة وصف وظيفي على أساس علمي يتطلب وضع خطة تتضمن ثلاث خطوات أساسية هي:

1- جمع البيانات
يتم في هذه الخطوة جمع البيانات و المعلومات عن جميع الوظائف الموجودة في إدارات و أقسام الشركة و يمكن الحصول على هذه البيانات و المعلومات من مصدرين هما:
1 - 1 المصادر الثانوية: و تحتوي هذه المصادر على البيانات التي سبق جمعها في سجلات الشركة و تشمل:
  • الهيكل التنظيمي.
  • الدليل التنظيمي.
  • خرائط سير العمل.
  • دليل الاجراءات.
  • التقارير الدورية.
  • قوائم الأجور.

1 - 2 المصادر الأولية
و تحتوي هذه المصادر على البيانات التي يتم جمعها لأول مرة. و يتم ذلك من خلال جمع البيانات من الأفراد شاغلي الوظائف و رؤسائهم المباشرين  بإستخدام طرق جمع البيانات المعروفة من قبيل قوائم الاستقصاء أو المقابلات أو الملاحظة. و تشمل البيانات التي تم جمعها من المصادر الأولية ما يلي:
  • إسم الوظيفة.
  • الادارة أو القسم الذي تتبعه الوظيفة.
  • واجبات و مسؤوليات الوظيفة.
  • ظروف العمل المحيطة.
  • اقترحات تطوير العمل.

2 - تحليل البيانات
في هذه الخطوة يتم تحليل البيانات التي يتم جمعها عن الوظيفة أو الوظائف التي يتم توصيفها. و عادة ما يشمل التحليل ما يلي:
  • الأعباء التي تفرضها طبيعة العمل.
  • الشروط و المواصفات الواجب توافرها في الفرد الذي يقوم بأعباء الوظيفة و هذا ما يتطلب ما يلي:
  • قياس الجهد المطلوب لإنجاز العمل.
  • تحديد المسؤول عن هذا العمل.
  • تحديد ظروف العمل المحيطة بالوظيفة.

3 - إعداد نموذج وصف وظيفي
بعد أن تتم عملية تحليل البيانات المتعلقة بالوظيفة يتم تفريغ بيانات التوصيف إما في نموذج وصف وظيفي أو كشف واحد أو في كشفين مستقلين يتضمن أحدهما وصفا للوظيفة و يتضمن الاخر مواصفات شاغل الوظيفة. فإذا ما تم إعداد كشف واحد فإنه يشتمل على كافة البيانات عن الوظيفة و يعتبر سجلا لدى إدارة الموارد البشرية عن الوظيفة، و يحتوي هذا الكشف على ما يلي:

  • بيانات عامة عن الوظيفة:
    • الأعمال التي تؤدى في هذه الوظيفة.
    • مسؤولية الوظيفة (مالية، تسويقية، إنتاجية).
    • الظروف المحيطة بالوظيفة (التهوية، الاضاءة).
    • نوع الجهد المبذول (ذهني، عضلي، دهني و عضلي).
  • شروط شاغل الوظيفة:
    • المؤهل العلمي
    • الخبرة السابقة
    • المهارات
    • اللغات
    • القدرات الجسمانية
    • الصفات الشخصية
و فيما يلي نماذج بطاقات وصف وظيفي DOC و PDF و EXCEL:
نموذج وصف وظيفي فارغ DOC
نموذج بطاقة وصف وظيفي باللغة العربية
نموذج بطاقة وصف وظيفي باللغة الانجليزية
نموذج وصف وظيفي XLS
نموذج وصف وظيفي PDF

أنا محمد الجزار مدون مصري و صاحب موقع نموذج